KROK PO KROKU: jak chronić tajemnicę firmy?

Prawo właśności intelektualnej | 16-12-2015

Autor: radca prawny Monika Wieczorek

 

 

Każdy przedsiębiorca ma tajemnice. Im bardziej skomplikowany jest biznes, który prowadzisz, tym więcej jest informacji, które powinny być chronione. Chyba, że masz ochotę dzielić się wypracowanym know – how z konkurencją. A nie masz, prawda?

 

Jakie informacje chroni prawo?

 

Prawie 100 lat temu polscy przedsiębiorcy też nie chcieli ujawniać sekretów swojego działania, ale mieli ograniczone możliwości – prawo chroniło jedynie informacje techniczne i handlowe przed naruszeniami nieuczciwych konkurentów. Później chroniona była tajemnica przedsiębiorstwa ograniczona do informacji technicznej, technologicznej, handlowej i organizacyjnej.

Dzisiaj mamy prawie nieograniczoną ochronę informacji, a ochronie podlegają m.in.:

  • metody produkcji, system sprawdzania jakości,
  • wielkość produkcji i sprzedaży,
  • cenniki, ceny transakcyjne,
  • modele rozwiązań technicznych i technologicznych oraz używane oprogramowanie,
  • treść umów, korespondencja handlowa,
  • listy dostawców, klientów,
  • model biznesowy i zasady zarządzania,
  • szczegóły dotyczące wynagrodzenia i warunków zatrudnienia,
  • wewnętrzne procedury i dokumenty finansowe,
  • prowadzone negocjacje oraz ich przebieg,
  • strategia marketingowa i sprzedażowa,
  • wyniki i analiza badania rynku,
  • strategia i plany rozwoju.

Ale nie każda informacja jest chroniona. Aby tak się stało musi:

  1. mieć wartość gospodarczą,
  2. nie być ujawniona publicznie,
  3. być zabezpieczona przed przedsiębiorcę.

Ostatni punkt z tej listy jest najważniejszy – nawet informacja o ogromnym znaczeniu gospodarczym nie uzyska ochrony, jeśli nie zabezpieczysz jej poufności.

 

Jak zabezpieczyć tajemnicę firmy?

 

Kiedyś uważało się, że nawet właściwe działanie mające na celu zabezpieczenie poufności informacji oznacza udzielenie ochrony jedynie na terenie, na którym przedsiębiorca prowadzi interesy. Dzisiaj, kiedy wielu przedsiębiorców działa na wielu rynkach i w sieci przyjmuje się, że kwestia tego, czy firma ujawniła informacje czy też zastrzegła ich poufność należy rozpatrywać z globalnego punktu widzenia. Niemożliwe jest przyjęcie, że informacja powszechnie znana w jednym regionie świata może być tajemnicą w innym. Godziłoby to w warunki prawidłowego obrotu gospodarczego. I odwrotnie – to oczywiste, że jeśli informujesz o czymś na swojej stronie internetowej lub w social media to chcesz, żeby ta informacja poszła w świat i tu ochrony nie uzyskasz 😉

Ale nawet jeśli ujawniłeś część informacji publicznie (np. o liczbie pracowników lub o kilku klientach lub firmach współpracujących) nie przesądza to jeszcze o rozpowszechnieniu całej informacji. W takiej sytuacji wciąż nie jest możliwe ujawnianie tajemnicy co do faktów nieujawnionych, np. o warunkach zatrudnienia lub wszystkich klientów i umów, jakie was wiążą.

Jeśli jakąś informację uważasz za istotną, mającą wartość gospodarczą i nie chcesz, aby dotarła do konkurencji, możesz wykorzystać kilka narzędzi prawnych i menadżerskich aby ją chronić:

W stosunku do pracowników:

umowa o zachowaniu poufności, umowa o zakazie konkurencji, zabezpieczenie komputerów przez nadanie indywidualnych haseł, trzymanie dokumentów w szafach zamykanych na klucz/sejfach, zabezpieczenie dostępu do niektórych pomieszczeń.

Gdy budujesz zespół zależy ci na tym, żeby pracować z osobami godnymi zaufania. Ale w trakcie realizacji projektu coś może nie zagrać i okaże się, że nie dość, że stracisz dobrego specjalistę, to jeszcze może on nie mieć ochoty na chronienie twoich interesów. Gdy przejdzie do konkurencji – duża szansa, że podzieli się tym, o czym dowiedział się w czasie gdy pracowaliście razem. Może też wykorzystać tę wiedzę na potrzeby swojego biznesu. Dlatego ważne jest, bez względu na to, jak entuzjastycznie podchodzisz do osób, z którymi pracujesz zawarcie klauzuli poufności w umowie o pracę lub oddzielnej umowie o poufności lub zakazie konkurencji.

Zgoda, bez takiej klauzuli pracownik i tak nie może ujawniać tajemnicy przedsiębiorstwa, ale tylko dopóki łączy was stosunek pracy. Później – wszystko jest możliwe.

Gdy zobowiążesz pracowników do zachowania poufności także po waszym rozstaniu, w razie złamania przez nich tego obowiązku będziesz mógł uzyskać np. odszkodowanie. Jeśli nie zawrzesz umowy o poufności, ale podejmiesz działania chroniące tajemnicę firmy – pracownik nie będzie mógł ujawniać tajemnicy przez 3 lata po odejściu. To krótki okres, prawda? I pamiętaj – porządek w dokumentach i ich bezpieczeństwo działa na twoją korzyść: nie każdy pracownik musi znać plany rozwoju firmy, szczegóły techniczne i dokumenty finansowe.

W negocjacjach:

umowa o zachowaniu poufności

W trakcie negocjacji o swojej firmie mówisz więcej niż publicznie. Druga strona negocjacji może uznać, że to, czego dowiedziała się przy okazji, nawet poza głównym przedmiotem rokowań, wykorzysta dla własnych celów. Może prowadzi z tobą rozmowy tylko po to, żeby uzyskać twoje know-how? A może w trakcie uznała, że jednak nie jest zainteresowana zawarciem z tobą kontraktu, ale z przyjemnością wykorzysta kilka przydatnych dla niej informacji. Jeśli tak się stanie, będziesz mógł żądać odszkodowania tylko wtedy, kiedy zastrzeżesz poufność, najlepiej zawierając umowę o jej zachowaniu. Dla powstania odpowiedzialności nie ma znaczenia, czy doszło do zawarcia umowy, obowiązek zachowania w tajemnicy informacji poufnych uzyskanych od drugiej strony rokowań powstaje w momencie przekazania tych informacji.

W rozmowach z inwestorem:

poświadczenie przez notariusza dokumentu

Masz małe szanse na to, że inwestor VC/PE zawrze z tobą umowę o zachowaniu poufności. Przede wszystkim wymaga to dużo działań prawnych żeby uwspólnić wasze interesy, a na tym etapie inwestor nie chce dopełniać takich formalności. Na pewno uważasz, że twój pomysł jest wyjątkowy. Ale fundusz VC/PE zdecyduje się na wejście w twój projekt dopiero wtedy, kiedy uzna, że realizacja tego pomysłu będzie wyjątkowa. Sam pomysł rzadko kiedy jest unikalny w całości. Jeśli jednak chcesz czuć się bezpiecznie ze swoim pomysłem, możesz w celu potwierdzenia autorstwa pomysłu i czasu udać się do notariusza.

 

Jaka ochrona przysługuje gdy ktoś naruszył tajemnicę?

 

Jeśli mimo tego, że chroniłeś poufność informacji ktoś naruszył tajemnicę twojej firmy – poniosłeś szkodę i w postępowaniu sądowym masz prawo domagać się:

  • zaniechania działania jeśli nadal trwa,
  • usunięcia skutków (co w przypadku ujawnienia tajemnicy jest w zasadzie niewykonalne),
  • złożenia oświadczenia (np. przeprosin),
  • naprawienia szkody,
  • wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści,
  • zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na określony cel społeczny związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochroną dziedzictwa narodowego – jeżeli czyn nieuczciwej konkurencji był zawiniony.

I uwaga: odpowiedzialności nie poniesie naruszyciel, który informację uzyskał działając w dobrej wierze w drodze odpłatnej czynności prawnej. Ale w takiej sytuacji osoba naruszająca może zostać zobowiązana przez sąd do zapłaty wynagrodzenia za korzystanie z informacji, maksymalnie do ustania stanu tajemnicy.

Musisz pamiętać, że masz ograniczony czas na wniesienie sprawy do sądu: roszczenia przedawniają się z upływem 3 lat od dowiedzenia się o szkodzie i osobie, która dokonała naruszenia, ale maksymalnie do 10 lat od ujawnienia informacji. Jeśli ktoś naruszył tajemnicę kilkukrotnie, termin ten liczy się oddzielnie dla każdego z nich.

 

Tym tekstem rozpoczynamy cykl artykułów KROK PO KROKU: będziemy w nim wyjaśniać kluczowe kwestie potrzebne do prowadzenia początkującej firmy lub start-upu.